Rapporto fra manutenzione e Global Service
La manutenzione è un servizio, che può comportare anche la esecuzione fra tutte le attività che la compongono.
Una differenza sostanziale della manutenzione del condominio è quella di essere un processo e non una realizzazione, ovvero si continua ad operare sulle stesse entità in maniera continuativa, senza che vi sia un temine definito.
Per definire la manutenzione come servizio, è utile richiamare la definizione di manutenzione contenuta nella norma UNI 9910:
Combinazione di tutte le azioni tecniche ed amministrative incluse le azioni di supervisione, volte a mantenere o a riportare una entità in uno stato in cui possa eseguire la funzione richiesta.
Si tratta quindi non di una realizzazione di un opera, che è il tipico caso di appalti, ma di una serie di azioni di varia natura, fra le quali le principali sono:
Anagrafe
Monitoraggio
Progettazione
Programmazione
Report e analisi dei dati
Gestione informatica
Esecuzione di interventi
Forniture
Un Global Service è un protocollo che definisce come tutte queste attività debbano essere svolte da parte di un Assuntore per conto dei Proprietari, in modo che si raggiungano gli obbiettivi di mantenere o riportare una entità in uno stato in cui possa eseguire la funzione richiesta.
Procedura di gestione della manutenzione dei condomini
All’Assuntore competono le funzionalità di progettazione, programmazione, organizzative ed esecutive di interventi.
In questo modo si cerca di far fare a ciascuno i compiti in cui riesce meglio, ai fini di condurre il servizio nel modo migliore.
Di seguito è sintetizzata la procedura principale che funge da struttura centrale dell’attività da fare nell’ambito del contratto. L’Assuntore mette a disposizione la propria struttura organizzativa ed operativa all’interno della quale sono presenti più divisioni: elettroimpianti, termoimpianti, opere civili e servizi (quali pulizia, rotazione sacchi, disinfestazione e giardinaggio).
Il tutto coordinato da un ufficio tecnico all’interno della struttura , facente capo direttamente all’amministratore, soggetto regolarmente iscritto all’albo professionale APAC socio n. 1925 Avv. Angela Praticò.
Tutto questo garantisce flessibilità, immediatezza degli interventi manutentivi e dei servizi ed un controllo gestionale chiaro ed inequivocabile.
Il flusso della attività ha la sua cerniera nel Centro Unitario della Manutenzione (CUM), struttura dell’Amministrazione che ha il compito di:
Raccogliere le esigenze manutentive
Vagliarle
Decidere gli interventi da fare
Programmare gli interventi assieme all’Assuntore
Verificare che gli interventi vengano eseguiti nei tempi previsti
Verificare che la qualità degli interventi sia accettabile
Verificare gli allegati alla fatturazione e liquidare le fatture
Il contratto individua due figure del condominio: l’Assuntore e gli esecutori.
L’Assuntore deve:
gestire gli esecutori in modo da soddisfare le esigenze del Condominio ( responsabile del procedimento)
essere l’interfaccia unica nei confronti dell’Amministrazione
programmare gli interventi secondo le esigenze del Condominio
produrre preventivi, progetti, relazioni su sopralluoghi come richiesti dal Condominio, in relazione ad esigenze di interventi o pericoli alla pubblica incolumità
provvedere al monitoraggio degli edifici degli edifici ed impianti per evitare pericoli alla pubblica incolumità ed intervenire direttamente e necessario per scongiurare il pericolo
fornire al Condominio tutti i dati di gestione del processo, compresi quelli relativi agli interventi in modo da permettere una visione completa dello stato e del procedere, con una gestione informatica fortemente caratterizzata da integrazione fra data base, gestione magazzino, contabilità e aggiornamento anagrafico.
Gli esecutori devono:
eseguire gli interventi nei tempi prefissati e con la qualità richiesta
fornire i dati relativi agli interventi con la compilazione di rapportini in cui oltre alle risorse impiegate si segnalano anche i dati di gestione dei lavori (es. lavoro finito); da questi rapportini di risorse e misure nascono, fra l’altro, gli allegati per la fatturazione (contabilità lavori)